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 Bulletin d'Adhésion: qui Garde l'orginal/copie ?

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Virginie
Bavard


Nombre de messages : 14
Age : 46
Date d'inscription : 25/04/2009

MessageSujet: Bulletin d'Adhésion: qui Garde l'orginal/copie ?   Sam 25 Avr - 22:59

Bonsoir,

Je suis présidente et secrétaire d'une association.

Et la trésorière en plus de gerer la comptabilité voudrais garder les bulletins d'adhésion, car elle affirme que ce sont des pièces comptable Shocked .

De mon coté je considère les bulletins d'adhésion, comme des donnés personnels des adhérents.

Je considère donc, que c'est à moi en tant que présidente et secrétaire de garder les bulletins d'adhésion pour assurer la confidentialité des donnés personnels des adhérents.

Je lui ais poposé de lui faire des photocopies des bulletins d'adhésion pour sa compta même si je ne suis pas vonvaincu que ce sont des pièces comptable.

Mais elle m'affirme que c'est elle qui doit avoir les originaux...

Sur quoi ais-je tord ?

Et sur quoi ais-je raison à ce sujet ?

Pour ma part je trouve assez dangereux de laisser la trésorerie et toute les fiches d'adhésion d'une association dans les mains d'une même personne.

Imaginon qu'elle perde sa compta avec les bulletins d'adhésion.
Nous aurrions la responsabilité de la perte de donnés personnels des adhérents en même temps.

Merci à vous de votre réponse Surprised ...
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gefikom
Bavard


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MessageSujet: Re: Bulletin d'Adhésion: qui Garde l'orginal/copie ?   Dim 26 Avr - 13:01

Bonjour,

ni votre trésorière, ni vous avez forcément tort.

Oui un bulletin d'adhésion est une pièce comptable à part entière à condition que le montant de l'adhésion y soit mentionné.

Oui il est préférable que vous gardiez dans votre compta l'original de ces bulletins - Rien n'est écrit à ce sujet dans la loi 1901, ce sont les coutumes d'usage en terme de comptabilité que je vous expose là...

Ensuite c'est une organisation en interne qui doit dire qui fait quoi et pour votre cas pratique qui garde quoi.

Cordialement

Philippe PESTANA
Société GEFIKOM
Conseil en création et gestion d'entreprise - spécialisé dans le domaine associatif
6, rue André CHAMSON
31200 Toulouse
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Virginie
Bavard


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MessageSujet: Re: Bulletin d'Adhésion: qui Garde l'orginal/copie ?   Dim 26 Avr - 18:30

Merci de votre réponse gefikom,

Dans notre cas le montant de l'adhésion n'est pas marqué sur le bulletin d'adhésion.

Cela en ferait t'il donc avant tout une pièce administrative, plus que comptable ?
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gefikom
Bavard


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MessageSujet: Re: Bulletin d'Adhésion: qui Garde l'orginal/copie ?   Lun 27 Avr - 10:13

Bonjour,

les bulletins d'adhésion sont des actes juridiques, des contrats passés entre une personne physique et l'asso. Les originaux se doivent d'être au siège de l'asso.

De plus, bien qu'il n'y ait pas de montant marqué dessus, vous l'avez voté en AG voire même le montant est peut être inscrit dans vos statuts (ce que je déconseille par ailleurs, car si demain vous changer de montant, vous devez modifier vos statuts!) - Donc ils restent une pièce comptable ET administrative.

Vous pouvez les garder si vous le souhaitez, mais vous devez établir un listing précis de ces adhésions et le faire passer à votre trésorière pour saisie. En cas de contrôle votre listing doit correspondre aux adhésions originales archivées.

Je reste à v/disposition,

Philippe PESTANA
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Virginie
Bavard


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MessageSujet: Re: Bulletin d'Adhésion: qui Garde l'orginal/copie ?   Lun 27 Avr - 10:28

Merci de la pertinence de votre réponse gefikom,

En fait les siège de l'association est chez moi.

Le plus logique et simple serait-il comme je le pensais au début, d'en faire des photocopies pour ma trésorière volante viking , en tant que reçu pour pièce comptable lors de ses déplacements ?

Et de laisser par sécurité les originaux comme archive administrative, dans un classeur, au siège de l'association study ?


Dernière édition par Virginie le Lun 27 Avr - 15:07, édité 3 fois
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gefikom
Bavard


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MessageSujet: Re: Bulletin d'Adhésion: qui Garde l'orginal/copie ?   Lun 27 Avr - 12:22

En effet,

ça peut être une solution.

Cordialement

Philippe PESTANA
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Virginie
Bavard


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MessageSujet: Re: Bulletin d'Adhésion: qui Garde l'orginal/copie ?   Lun 27 Avr - 15:06

C'est ce que je vais faire afin que tout soit en règle sur le plan juridique Smile .

Merci encore à vous gefikom thumright !
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58trohe
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MessageSujet: reponse   Mar 28 Avr - 11:39

Bonjour

pour éviter ce genres de problème le meilleur choix est le Réglement interne.

Dans vos statuts vous indiquez que les responsabilités seront detaillées par le Réglement interne, que l'on peut modifier sans prévenir la Prefecture.

Vous choisissez, en AG, qui modifie le Réglement, le President, le Bureau, le Conseil ou l'AG.

Le mieux etant le Bureau ou le Conseil, pour une plus grande souplesse.

Et quand le besoin c'en fait sentir vous indiquez ou changez une procedure dans le réglement, par exemple_La Présidente gardera les souches des inscriptions.


Bien cordialement
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MessageSujet: Re: Bulletin d'Adhésion: qui Garde l'orginal/copie ?   

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Bulletin d'Adhésion: qui Garde l'orginal/copie ?
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