Bonjour,
Il est effectivement mieux de séparer les deux.
Si il n'a pas de facture vous pouvez refuser de lui rembourser.
Si il a perdu les justificatifs, il peut (ou vous pouvez) demander des doubles auprès des établissements où il a été.
Si ce n'est pas possible, je crois que vous devez mettre tous les détails des opérations sur une feuille vierge, en les détaillant le plus possible. Et faire signer cette feuille par votre ancien président, ainsi que par le nouveau et par le comptable.